Atualmente todo Consultório ou Clínica Médica/Odontológica  necessita fazer o agendamento das consultas dos pacientes. Esta tarefa pode ser feita da forma tradicional via ligação telefônica para a Clínica, via Whatsapp ou através de sistemas específicos de agendamento online. Na verdade o que se procura é aumentar a produtividade do staff da Clínica.

Portanto, ter alguma forma de agendamento de consultas integrado ao site da clínica é muito importante para  aumentar a produtividade do seu staff e a eficiência nos agendamentos.

A escolha de um sistema de Agendamento de Consultas para a sua Clínica,deve ser feita após uma ampla reflexão  sobre o que o sistema precisa ter para atender as suas necessidades atuais e futuras. Uma boa reflexão nesta hora pode evitar aborrecimentos futuros após a compra de um sistema inadequado.

Formulário de Agendamento no Site

Sugerimos que Clínicas pequenas e médias utilizem a forma mais simples de agendamento Online: um Formulário de Agendamento disponibilizado no site. Deve haver um chamamento para ação tipo “Agende sua consulta” que leve para este Formulário. Aproveite a ligação de confirmação do agendamento para fazer um marketing de relacionamento com o paciente, obtendo informações de como ele ficou sabendo da clínica.

O agendamento da consulta, uma vez confirmado pela funcionária com o paciente, deve entrar para o sistema de gestão interna da Clínica. Recomenda-se que este sistema possa disparar mensagens de aviso para o paciente quando estiver próximo da data da consulta via SMS, Whatsapp, email, etc.

Sistema Online de Agendamento de Consultas

O sistema de Agendamento de Consultas é indicado para Clínicas de maior porte. O sistema opera de forma integrada ao site da Clínica e, portanto, com garantia de operação em todos os horários do dia e em todos os dias da semana. Por ser Online, existe a facilidade de acessar o sistema não apenas através dos computadores da Clínica, mas de qualquer terminal com acesso à internet, inclusive o seu Smartphone! 

O sistema Online permite que tanto as consultas agendadas de forma Online quanto as feitas pessoalmente ou via chamada telefônica sejam integradas em uma única base de dados. Os diversos funcionários da Clínica, incluindo os profissionais da área Médica, poderão aceitar, recusar ou modificar qualquer agendamento a partir de qualquer terminal conectado à internet e utilização de senha de acesso. O nível de acesso à base de dados pode ser diferenciado para os vários usuários da Clínica.

Alguns sistemas Online permitem que o próprio paciente, dentro de determinado prazo, altere o agendamento de suas consultas futuras. Estes sistemas podem ser programados para envio de mais de 1 lembrete com 1 ou mais dias de antecedência da consulta.   A participação ativa do paciente no agendamento de data/hora da consulta, permite maior taxa de lembrança e comparecimento e com isso evita a perda do horário da consulta. Outra vantagem do sistema Online, é que por ser um sistema automático, libera o staff da tarefa de fazer chamadas telefônicas de follow-up das consultas reduzindo os custos da Clínica (RH e de Telefonia).}

Se a sua clínica já tem um site, com um investimento adicional, o processo de funcionamento da Clínica poderá ser fortemente otimizado  proporcionando que a sua equipe dedique seu esforço em tarefas que proporcionem  aumento de  receita para a Clinica.

Benefícios do Agendamento de Consultas Online

Se adequadamente implementado na sua Clínica, o sistema pode trazer os seguintes benefícios:

• Excelente complemento para o site da Clínica
• Acessibilidade de múltiplos usuários ao sistema através de qualquer terminal conectado à Internet (inclusive Smartphones, iPhones e iPADs)
• A Gerência das consultas agendadas  podem ser visualizadas/gerenciadas por dia, semana ou mês, para os diversos profissionais da clínica, com senhas de acesso específicas para cada funcionário e para cada calendário profissional
• Garantia de operação e acessibilidade 24 x 7 (24 horas por dia e todos os dias da semana)
• Geração automática de Lembretes de Consultas para os pacientes em data próxima da Consulta (uma ou mais mensagens com 1 ou mais dias de antecedência)
• Permite que mais tempo seja à dedicado pelo staff ao bom atendimento do paciente, gerando valor percebido pelo mesmo dos serviços da Clínica
• Reduz o custo de gerenciamento da Clínica

Marketing Care

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