Artigo: Agendamento Online de Consultas


AGENDAMENTO ONLINE DE CONSULTASAtualmente todo Consultório ou Clínica Médica/Odontológica  necessita fazer o agendamento das consultas dos pacientes. Esta tarefa exige um sistema eficiente e com facilidade de uso para aumentar a produtividade do staff da Clínica. Portanto, ter um bom sistema de agendamento de consultas integrado ao website da clínica é muito importante para  aumentar a  lucratividade do seu negócio.

A escolha de um sistema de Agendamento de Consultas para a sua Clínica,deve ser feita após uma ampla reflexão  sobre o que o sistema precisa ter para atender as suas necessidades atuais e futuras. Uma boa reflexão nesta hora pode evitar aborrecimentos futuros após a compra de um sistema inadequado.

A sua necessidade contempla agendamento de consultas com data distante da atual ?

Quanto maior o intervalo entre o agendamento da consulta e o momento da consulta, maior a probabilidade de um esquecimento da data por parte do paciente, com isso o horário reservado para a consulta será perdido.

Para reduzir este problema de não comparecimento, muitas Clínicas somente agendam consultas para um curto espaço de tempo de 1 a 2 meses. Para prazos de retorno mais longos, os pacientes são orientados a ligar após alguns meses para agendar a sua nova consulta.  Esta prática é inadequada  pois, como na maioria dos casos existe  obrigação legal da Clínica em continuar o tratamento do paciente, a Clínica acaba onerando o staff de funcionários na tarefa de ligar para fazer o follow-up das consultas em data próxima da agendada.

As clínicas que não dispõem de Sistema de Agendamento Online (via Internet), normalmente operam  com agendamento baseado em telefone  utilizando anotações em agenda de papel/excel ou agendamento via software instalado no computador da recepcionista conectado em rede dentro da Clínica (não Online).

Sistema Online de Agendamento de Consultas

O sistema de Agendamento de Consultas é um sistema que opere de forma integrada ao website da Clínica e, portanto, com garantia de operação em todos os horários do dia e em todos os dias da semana. Por ser Online, existe a facilidade de acessar o sistema não apenas através dos computadores da Clínica, mas de qualquer terminal com acesso à internet, inclusive o seu Smartphone! 

O calendário de papel ou a planilha Excel podem ser aposentados,  pois o sistema Online permite que tanto as consultas agendadas de forma Online quanto as feitas pessoalmente ou via chamada telefônica sejam integradas em uma única base de dados. Os diversos funcionários da Clínica, incluindo os profissionais da área Médica, poderão aceitar, recusar ou modificar qualquer agendamento a partir de qualquer terminal conectado à internet e utilização de senha de acesso. O nível de acesso à base de dados pode ser diferenciado para os vários usuários da Clínica.

Alguns sistemas Online permitem que o próprio paciente, dentro de determinado prazo, altere o agendamento de suas consultas futuras. Estes sistemas podem ser programados para envio de mais de 1 lembrete com 1 ou mais dias de antecedência da consulta.   A participação ativa do paciente no agendamento de data/hora da consulta, permite maior taxa de lembrança e comparecimento e com isso evita a perda do horário da consulta. Outra vantagem do sistema Online, é que por ser um sistema automático, libera o staff da tarefa de fazer chamadas telefônicas de follow-up das consultas reduzindo os custos da Clínica (RH e de Telefonia).}

Se a sua clínica já tem um website, com um investimento adicional, o processo de funcionamento da Clínica poderá ser fortemente otimizado  proporcionando que a sua equipe dedique seu esforço em tarefas que proporcionem  aumento de  receita para a Clinica.

Benefícios do  Sistema

Se adequadamente implementado na sua Clínica, o sistema pode trazer os seguintes benefícios:

  • Excelente complemento para o Website da Clínica
  • Acessibilidade de múltiplos usuários ao sistema através de qualquer terminal conectado à Internet (inclusive Smartphones, iPhones e iPADs)
  • A Gerência das consultas agendadas  podem ser visualizadas/gerenciadas por dia, semana ou mês, para os diversos profissionais da clínica, com senhas de acesso específicas para cada funcionáeio e para cada calendário profissional
  • Garantia de operação e acessibilidade 24 x 7 (24 horas por dia e todos os dias da semana)
  • Geração automática de Lembretes de Consultas para os pacientes em data próxima da Consulta (uma ou mais mensagens com 1 ou mais dias de antecedência)
  • Permite que mais tempo seja à dedicado pelo staff ao bom atendimento do paciente, gerando valor percebido pelo mesmo dos serviços da Clínica
  • Reduz o custo de gerenciamento da Clínica

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